Ação ou reação?

Atitudes assertivas frente ao planejamento diário

por Raúl Candeloro Que causas levam um grande número de profissionais a lidar de forma não assertiva no planejamento de seu trabalho?É comum no cotidiano empresarial a presença de situações onde o acúmulo de tarefas leva à procrastinação. O que poderia ser realizado hoje fica para amanhã, ou para semana que vem. Metas importantes e decisivas, ligadas aos negócios da empresa, são relegadas a segundo plano.A justificativa para tal fato quase sempre é a "falta de tempo". Para alguns, o dia deveria ter 26 ou até mesmo 30 horas! É angustiante e desgastante, para qualquer ser humano, chegar ao final da tarde e perceber que quase nada de produtivo foi realizado. Perguntas tais como "o que eu fiz hoje?" ou "o que eu deixei para amanhã" sempre incomodam àqueles que têm como responsabilidade gerar resultados.Como transformar procrastinação em ação?Antes de mais nada, é necessário uma boa dose de humildade para reconhecer que precisamos aprender e mudar. E, ainda, a conscientização de que podemos e somos capazes de rever hábitos e atitudes. A ação de planejamento inicia-se com a predisposição e o esforço diário na organização e prioritização de tarefas a realizar.Uma pessoa determinada a mudar hábitos leva alguns meses para adquirir um novo comportamento. Pesquisas indicam que um bom percentual dos que tentam mudar acabam voltando à forma anterior de conduta.Maria Rita Gramigna, diretora da RMG, acredita que nada é impossível quando há vontade. Seu desafio vai para aquelas pessoas que, como ela, desejam parar de reagir, passando a agir frente às situações que exigem planejamento pessoal.Etapa IA lista abaixo contém 42 atividades que fazem parte da rotina empresarial. (Estas são as mais comuns, mas, com a ajuda da sua equipe de vendedores, você pode personalizá-la para sua própria realidade). Dentre elas, marque as 15 que mais tomam seu tempo: 1. Atendimento a telefonemas 2. Emissão de telefonemas

3. Reuniões na empresa

4. Reuniões com clientes

5. Espera por ser atendido

6. Deslocamentos empresa-clientes

7. Atendimento a outros profissionais da sua empresa

8. Atendimento a clientes externos

9. Redação de correspondências internas

10. Uso do correio interno do computador

11. Emissão de fax ou e-mails

12. Pesquisas na Internet

13. Redação de propostas para clientes externos

14. Elaboração de projetos

15. Despacho de correspondências

16. Planejamento e projeções financeiras

17. Pesquisas de preços

18. Orçamentos para clientes

19. Organização do seu armário

20. Organização da sua mesa de trabalho

21. Organização de seus arquivos

22. Criação de novos instrumentos de controles internos

23. Leitura de revistas e jornais periódicos

24. Leituras técnicas

25. Criação de novos serviços

26. Criação de novos produtos

27. Participação em treinamentos externos

28. Participação em treinamento internos

29. Participação em palestras

30. Controle diário da agenda (pela manhã)

31. Controle diário da agenda (final da tarde)

32. Visitas a outros setores da empresa

33. Negociações com sua equipe de trabalho

34. Consulta de saldos e extratos pelo telefone ou computador

35. Orientação de trabalho a colegas

36. Permanência em fila de bancos ou caixa eletrônicos

37. Viagens a trabalho

38. Almoço com clientes

39. Paradas para cafezinho

40. Consultas médicas ou odontológicas

41. Outras situações (oficina mecânica, eletricista, marceneiro, etc.)

42. Atividades relacionadas à família (reuniões de pais e mestres em horário comercial, etc.)Etapa II

Priorize sua marcação, listando os números escolhidos de acordo com o tempo destinado a cada atividade.

Etapa III

Analise cada item, de acordo com as categorias de prioridade: · Urgentes – são aquelas atividades/tarefas que devem ser resolvidas logo pela manhã ou no início da tarde, permitindo mais tempo de dedicação às importantes. · Importantes – são aquelas ligadas às metas e ao negócio. Devem merecer atenção especial, pois delas depende a sobrevivência de sua empresa no mercado. Agora verifique como você se posicionou na priorização de suas tarefas. Em quais conjuntos de tarefas você está centrado – nas urgentes, ou nas importantes?Há uma tendência em nos apegarmos àquilo que mais gostamos de fazer, deixando para depois o que nos desagrada. Se você está incorrendo nesta atitude, ela poderá ser modificada se você começar a usar corretamente um instrumento pessoal: a agenda.O hábito de usar controles pessoais (agenda ou outra forma específica) é indispensável. Para algumas pessoas, a manhã é o horário crucial do dia para estabelecer prioridades de acordo com a urgência/importância. Já outras pessoas preferem fazer isso na noite anterior, para já começar o dia de maneira organizada. De qualquer maneira, em todo final de tarde é necessário verificar o que foi cumprido e registrar o que ficou para o dia posterior.O simples ato de visualizar um trabalho realizado já traz satisfação e estimula a automotivação para superação de metas pessoais.Como delegarNo caso de você perceber que está acumulando muitas atividades, poderá lançar mão de outra estratégia: a delegação.O processo de delegação é muito confundido com repasse de responsabilidades para outras pessoas. Na realidade, é necessário estabelecer critérios e observar alguns cuidados ao delegar.Alguns princípios básicos servem de elementos norteadores para a delegação, dentre eles: 1. Lembre-se: a responsabilidade final pelos resultados é sempre de quem delegou. 2. Verifique se a pessoa escolhida sabe fazer o que foi solicitado. Caso contrário, ela deverá ser orientada.3. Profissionais motivados apresentam melhores resultados e maior comprometimento. Passe as tarefas em forma de metas-desafio. Estimule e qualifique o potencial da pessoa escolhida. Dê as informações e os instrumentos necessários para o bom desempenho.4. Coloque-se à disposição para ajudar, caso seja necessário.5. Avalie os resultados e dê feedback.6. Mantenha sua equipe informada sobre o andamento das metas.O trabalho em equipe é uma realidade hoje. A maximização do esforço coletivo dependerá da maneira como você forma sua imagem junto aos seus colaboradores.O grande desafio, o maior desafio que se apresenta a todos nós, profissionais na era da qualidade, diz respeito à mudanças de atitude. Ninguém questiona a importância do planejamento e da organização do trabalho. É necessário sim: · Sair do papel e partir para a prática. · Agir no lugar de reagir. Grande abraço e boas venda$,

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Varejo turbinado

O varejo do futuro trará muito mais rapidez e comodidade ao cliente, individualizando e personalizando o atendimento. Para o lojista, haverá uma conseqüente redução de custos, maior rotatividade nos estoques, mais eficiência na relação com fornecedores, integração da logística com sistemas de gestão e lucros maiores. Quando discutimos esse assunto, a primeira impressão real que temos é que varejo é básico. Tão básico que no planeta existem milhares de estabelecimentos comerciais de sapatos, de computadores, livrarias e papelarias, lojas de pneus e milhares de lojas “ao lado da sua”. Acredite: vai continuar assim por pouco tempo. O varejo foi, é e sempre será inovação, pelo menos durante a nossa geração. Eu chamo isso de “varejo turbinado, um dínamo de vendas”. Esse maravilhoso segmento do mercado levou 5 mil anos para se mexer e agora quer tirar o atraso. Parece até que o varejo estava com Isaac Newton, deitado embaixo de uma macieira, e ao cair uma maçã em sua cabeça, inspirou-se em criar a lei da gravidade. Descobriu que todas as coisas de valor no mundo são aquelas que estão “em movimento”. Nós damos a esse movimento o nome de tecnologia. Não existe mais retrocesso nesse sentido. Você tem de vender pela internet o mais rápido possível. O mercado está se movendo. Na loja do futuro, a tecnologia é o fio condutor entre fabricante, varejo e consumidor. A localização não faz mais tanto sentido como antes. O varejo está no bolso de todas as pessoas que têm um smartphone ou um celular mais avançado. Assim, via tecnologia, adquirem livros, revistas, CDs, DVDs, ingressos, passagens de avião, reservas em restaurantes e hotéis, enfim, compra-se tudo. E o mundo continuará crescendo vertiginosamente. A criação de riqueza vai trazer para o jogo 4 bilhões de novos consumidores, milhares de nichos de mercado serão criados, novas profissões irão aparecer e nenhuma organização será tão rápida quanto o ser humano! Se você é varejista, dê um passo à frente no seu negócio imediatamente. Quem corre na frente é vanguarda. Lembre-se de que varejo é tecnologia. Revista Venda Mais - matéria incluída em: 09/07/2008

Como você é pequeno!

A princípio parece ofensa, mas é a realidade e muitos compradores, analistas de crédito e pessoal interno, bem como vendedores, agem como se fossem pequenos, mas numa carcaça de grande. Um vendedor desabafou que está cansado de pedir informações a compradores sobre determinados produtos e eles simplesmente não respondem; se estiverem usando uma ferramenta como Messenger ou Skype, ao primeiro pedido, desligam. Muitos acreditam que são importantes a ponto de fazerem o que querem. Exemplos são variados, como colocarem um novo produto a venda, sem estudo de mercado ou de marketing e quando começar a vender, deixam de comprar pelo simples fato de ter demorado muito. Por que então colocam a venda se não fazem uma previsão do tempo em que o mesmo será comercializado, avisando os interessados (vendas e clientes)? Já os analistas de crédito ao primeiro protesto, bloqueiam o cadastro e se não corrermos atrás, não poderemos vender, quando a obrigação de colher os dados é do cadastro e da análise; se tivermos de fazer o serviço deles, será que a empresa vai precisar deles? Lembro da época do del credere, onde o vendedor era responsável pela venda; se o cliente não pagasse, pagávamos nós, mas mesmo naquela época tínhamos de fazer ficha de cadastro e ia a análise (incoerência). Acho que estou fora de moda ou de mercado; não posso ver barreiras que logo saio empurrando ou tentando eliminá-las. Sou tido como “reclamador”, mas, será que não estou agindo certo ao reclamar? Quantos têm a coragem de reclamar ao seu superior, preferindo fazer errado ou deixar de fazer? Em um curso de gestão de vendas, na ESPM, aprendi uma palavra nova em vendas: TBC, que se pronuncia tibici. Na tradução, após muita discussão na sala de aula, o professor Miguel disse que TBC significava tire a bunda da cadeira. Isto mesmo, fazer com que as pessoas administrativas saíssem com a equipe de vendas para ver o que acontece no campo; ouvir os clientes quando eles reclamam aos vendedores sobre demora do cadastro, limite insuficiente, falta de atenção ao querer pagar ou o descaso com suas garantias e devoluções. Tenho a certeza que muitos que se acham grandes seriam reduzidos a míseros centímetros, retornando à empresa e quem sabe, ajudariam a modificar a forma, o conteúdo e o atendimento que prestam aos clientes e vendedores; outros, por terem as costas largas, continuariam na mesma: acomodados. É uma pena que isto ainda acontece em muitas empresas. O fato gerador está nos administradores que muitas vezes sabem do que acontece e por remunerarem mal seus colaboradores internos, preferem os erros a contratarem profissionais e gastarem em treinamento constante, evoluindo com o mercado. O mercado consome. Basta colocar em oferta que sempre terá comprador. Se um determinado produto for colocado à venda, digamos e no final do mês tudo for vendido, o comprador estará no podium, enquanto se tivesse feito uma pesquisa de mercado, participando da mesma e não mandando fazer, poderia ter vendido muito mais.

Oscar Schild, 51 anos, tecnólogo do empreendimento, vendedor por natureza, gerente de vendas há 19 anos junto às Ferragens Negrão e escritor sobre venda, marketing, treinamento e motivação. Criador do site www.grandesvendedores.com.br que publica currículos e vagas em vendas. Contato: oschild.sle@terra.com.br.